für die Organisation und Durchführung von Video- und Webkonferenzen

Bei der Vorbereitung:

• Planen sie ihre Konferenz rechtzeitig und informieren sich, welches Szenario das Beste für alle Teilnehmer ist.
• Besprechen sie sich mit uns und lassen sich technisch beraten.
• Benennen sie technische Ansprechpartner der Gegenseite und stimmen einen Termin für einen Test ab. (vorrangig bei Videokonferenzen)
• Bei Mehrpunktkonferenzen muss ein Moderator festgelegt werden.
• Achten sie bei der Vorbereitung ihrer Präsentationen auf Übersichtlichkeit und eine entsprechende Schriftgröße.
• Beachten bei der Festlegung des zeitlichen Rahmens ggf. unterschiedliche Ortszeiten der Teilnehmer im Ausland.

Bei der Durchführung der Konferenz:

• Seien sie pünktlich und schalten bitte vor Beginn der Veranstaltung insbesondere Mobilfunktelefone stumm.
• Begrüßen sie die Teilnehmer.
• Vermeiden sie unnötige Unterbrechungen der Ausführungen anderer Teilnehmer und beachten die zeitliche Verzögerung der Übertragung.
• Machen sie Wortmeldungen deutlich sichtbar bzw. legen eine Reihenfolge der Beiträge fest.
• Schalten sie die Mikrofone bei Nichtbenutzung oder unvermeidlichen Parallelgesprächen aus. Vermeiden sie störende Nebengeräuschen durch Klopfen oder unnötigen Tastatureingaben.
• Halten sie Blickkontakt zur Kamera und vor allem bleiben sie natürlich.

(Diese Hinweise sind den Empfehlungen der DINI-Arbeitsgruppe „Videokonferenztechnologien und ihre Anwendungsszenarien – VIKTAS“ sinngemäß entnommen.)