Kurzanleitung Homeoffice für Beschäftigte der Europa Universität Viadrina
Technische Voraussetzungen am Heimarbeitsplatz
- Computer oder Laptop zu Hause verfügbar
- Existierende und dauerhafte Internetverbindung während der Nutzung
- Aktuelles Betriebssystem und Virenscanner auf dem eigenen PC/Laptop
- Eigenes Festnetz- oder Mobiltelefon zu Hause verfügbar
Erfassung Ihrer Arbeitszeiten
Das Zeiterfassungsportal (https://gleitzeit.europa-uni.de) ist auch außerhalb des Universitätsnetzwerks zugänglich. Über den Workflow beantragen Sie hier zunächst „Telewohnraum“, dies muss von Ihrer/m Vorgesetzten genehmigt werden.
Handlungsschritte für die Nutzung von IT-Services
1. E-Mail
a. Ihr Email-Account und alle Funktionsaccounts sind direkt über den Internetbrowser (Chrome, Edge, Firefox, etc.) unter folgender Adresse abrufbar: https://owa.europa-uni.de
b. Anleitung zur Einrichtung des automatisierten Abrufs von E-Mails über Outlook, andere Emailprogramme oder Ihr Mobiltelefon finden Sie hier.
Aktuell sind viele betrügerische Emails im Umlauf, die unter dem Stichwort „Corona“ beispielsweise Kommunikationssoftware anbieten; es handelt sich hierbei jedoch teilweise um Angriffe durch Computerviren.
Bevor Sie Verlinkungen oder Dateien in solchen Emails öffnen, prüfen Sie bitte unbedingt sorgfältig, ob sie von relevanten Stellen der Viadrina abgesandt wurden!
2. Telefon
Um die Erreichbarkeit auch im Homeoffice zu gewährleisten, laden Sie sich bitte den Cisco-Jabber Softphone Client von die IKMZ-Homepage herunter. Für die Aktivierung ist ein online-Telekommunikationsantrag nötig, welcher durch den Vorgesetzten genehmigt werden muss. Bitte geben Sie die Art des Endgerätes an (Notebook, iPhone, Android-Handy).
Die Anrufweiterschaltungsberechtigung für den Telefonanschluss im Büro wird nur noch in Ausnahmefällen erteilt. Bitte beachten Sie hier, dass Ihre private Nummer des Festnetz- oder Mobil-Telefons bei Anrufen angezeigt wird. Bei der Einrichtung am Telefon („Rufuml.“) auf die Eingabe der „0“ für den Amtszugang, gefolgt von der Zielrufnummer (im Ortsnetz Frankfurt/Oder mit Vorwahl 0335) achten. Nach der Eingabe auf den Quittungston warten (nach ca. 5 Sekunden).
Sie können bei entprechender Berechtigung die Telefonweiterleitung auch über eine VPN-Verbindung (s. Abschnitt 4.) vom Homeoffice aus einrichten. Dazu loggen Sie sich auf http://ccmp1.euv-frankfurt-o.de/ccmuser mit Ihrem Viadrina Account ein und geben ein: „Anrufumleitung“ à Häkchen bei „Alle Anrufe umleiten an“, statt „Voicemail“ „neue Nummer hinzufügen“, 0 und Zielrufnummer (im Ortsnetz Frankfurt/Oder mit Vorwahl 0335) eingeben, speichern.
Abhängig von den Konditionen Ihres Telefonanbieters können bei Rückrufen Gebühren anfallen.
Ihr Anrufbeantworter ist über die VPN-Verbindung abrufbar unter: https://vmail1.euv-frankfurt-o.de/inbox/ (Anleitung)
3. VPN-Verbindung: Voraussetzung für die EUV-internen Dienste
Mittels einer VPN-Verbindung können Sie sich von Ihrem Heimarbeitsplatz in das interne Netzwerk der Viadrina einwählen. So können Sie auf viele Dienste, wie zum Beispiel das CMS-Redaktionssystem und die Netzlaufwerke, auch vom Heimarbeitsplatz aus zugreifen.
Anleitung zur Installation der Software Cisco AnyConnect und zur Einrichtung der VPN-Verbindung: https://www.ikmz.europa-uni.de/vpn
Schließen Sie die Anwendungen, für die Sie die VPN-Verbindung benötigen, bevor Sie die Verbindung starten.
Wenn Sie sich in die VPN-Verbindung eingeloggt haben, nutzen Sie für alle Ihre Aktivitäten im Internet die Verbindung über die Universität. Dies hat zum Einen die Konsequenz, dass Ihre Internetverbindung deutlich langsamer ist. Zum Anderen möchten wir Sie – mit Blick auf die abzusehende intensive Nutzung der Internetverbindungen der Viadrina – dringend bitten, die VPN-Verbindung nur dann zu nutzen, wenn es notwendig ist. Insbesondere bitten wir Sie, die VPN-Verbindung zu unterbrechen, wenn Sie datenintensive Webservices, wie zum Beispiel Videotelefonie, nutzen.
Bitte beachten Sie auch, dass die VPN-Verbindung zu Stoßzeiten instabil sein kann.
4. Zugriff auf Ihre Dateien
Achtung, erfordert Vorbereitungen am Büroarbeitsplatz!
Wenn Sie auf Ihrem Arbeitsplatzrechner das Netzlaufwerk zur Datenablage nutzen (user (\\viafs02.ad.uni-ffo.de), üblicherweise unter dem Laufwerksbuchstaben H: abgelegt), können Sie über VPN auch auf diese Daten zugreifen.
a. Bitte richten Sie zunächst das Netzlaufwerk an Ihrem Bürorechner ein und speichern Sie die Daten, mit denen Sie arbeiten, auf dem Laufwerk.
Anleitung zur Einrichtung des Netzlaufwerks auf dem Arbeitsplatz
b. An Ihrem Heimarbeitsplatz aktivieren Sie die VPN-Verbindung und folgen den gleichen Schritten wie oben.
c. Nun haben Sie sowohl von Ihrem Rechner im Büro als auch von zuhause Zugriff auf Ihre Daten.
Bitte sehen Sie möglichst davon ab, sensible Daten auf Ihrem privaten Rechner lokal zu speichern. Falls es unbedingt notwendig ist, Daten auf Ihrem privaten Rechner zu speichern, so löschen Sie diese bitte unbedingt, wenn Sie wieder an Ihren Arbeitsplatz an der Viadrina zurückkehren.
| Dienst | Von außerhalb erreichbar | Nur über VPN erreichbar |
| Zeiterfassung | x | |
| Reisekostenportal | x | |
| x | ||
| viaCampus (HISinOne) | x | |
| Online Portal Lehraufträge | x | |
| CMS-Redaktionssystem | x | |
| Fileserver | x | |
| Infoserver / Crystal Reports | x |
Übersicht: Erreichbarkeit ausgewählter IT-Dienste vom Homeoffice
Die HIS-Datenbanken von D II und D III (SVA, FSV, COB) sind aus Sicherheitsgründen von außerhalb nicht erreichbar, auch nicht über eine VPN-Verbindung!